Nombre del Proyecto: Implementación del Sitio Web del Instituto Natividad del Señor
Docente: Prof. A.S.C. Eduardo Alarcón
Comisión: 03/08 USAL Rosario
Destinatarios: Alumnos de los 3 niveles (Inicial/Primario, Secundario, Terciario), padres de alumnos, potenciales alumnos, ex alumnos, comunidad en general
Asignatura: Trasciende una asignatura en sí abarcando multiplicidad de aspectos, incluso no curriculares pero parte desde mi espacio TIC de 5º año Nivel Secundario
Duración: Tiempo de implementación mínima aproximada 4-5 meses
Actualización de contenido: Permanente y sujeto a necesidad, como mínimo 1 o 2 veces semanales
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Introducción
¿Qué representa tener un sitio web propio?
Internet nos permite crear un espacio para poder contar lo que somos, hacemos y pensamos a una gran cantidad de gente. Significa formar parte de un nuevo medio y disponer de otro canal de distribución de la información, que no actuará en forma sustitutiva, sino complementaria. Conformando una alternativa “publicitaria” (aumento de matrícula en Niveles Superiores), al tiempo que ofrecerá un feedback eficiente y realista con los destinatarios, aportando información acerca de la recepción.
A través de este medio masivo, se logra un doble beneficio: por un lado muchos nos conocerán (a nosotros, nuestros servicios, ideario, perfiles, etc.), como Institución, y por otro lado logrará contactarnos con personas que no hubiésemos imaginado. Tengamos en cuenta que durante las 24 horas del día, los 7 días a la semana, los 365 días del año, estaremos mostrando, “vendiendo”, anunciando cualquier cosa que se nos ocurra; además, cualquiera puede acceder a Internet desde cualquier lugar en que se encuentre.
No olvidemos que un sitio (website) es un escenario diferente a un blog o una página, resultando más duro de mantener por su extensión y complejidad y a menudo requiriendo una comprensión sólida de la manera que Internet funciona, tanto en lo técnico como en lo social.
Su realización, requiere de un cuidado proceso en el que se respeten las diferentes etapas y tiempos. Es imprescindible el uso de una metodología de trabajo para llegar al éxito.
Un proyecto improvisado no podrá llegar muy lejos y mucho menos crecer. Debe encararse serena y profesionalmente, porque en definitiva, allí mostraremos lo que somos y hacia dónde vamos, nuestros perfiles y propuestas.
Un sitio bien construido no sólo se afronta desde el punto de vista estético (imagen corporativa), sino que aborda en forma consciente su contenido, facilitando la navegación por el mismo.
La resolución de problemas deberá estar direccionada tanto a la forma como se presenta la información, como a los contenidos y fundamentalmente a los objetivos que se desean alcanzar con la realización del producto.
Por ello, el desarrollo del sitio web debe ser la consecuencia de un análisis de la institución, el cuerpo docente, alumnos (actuales, pasados o futuros) y cómo influye Internet en todos ellos, para pasar de la “vida real” a la “vida virtual” de manera natural.
Se debe comprender que el desarrollo no es una tarea sencilla en sí y que requerirá un concienzudo esfuerzo de muchas personas.
Una mala planificación inicial implica, un gran aumento en el tiempo requerido y de los costos, un descenso en la calidad del producto y un perjuicio a la imagen de Institución.
Las correcciones sobre la marcha implican más tiempo que los desarrollos planificados a priori. Este es un error si cabe más grave, cuando se sabe que la rapidez no es tan esencial.
En este punto será importante la decisión sobre qué individuos conformará los recursos humanos principales (equipo de coordinación y desarrollo) y cuáles colaborarán de forma externa. El sitio reflejará en definitiva, la imagen del Instituto y deseamos que sea de la mejor manera… El compromiso con la Institución, los recursos tecnológicos, de capacitación, económicos y FUNDAMENTALMENTE de tiempo, asignados al proyecto, formarán la base para un resultado exitoso.
Remarco el factor tiempo pues es el recurso generalmente olvidado, siendo muchas veces prioritario en varias etapas, por lo que el equipo de diseño deberá negociarlo correctamente si se pretende un resultado aceptable.
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Pasos a seguir en el desarrollo del sitio
2-1- Determinación del Equipo de Desarrollo
Básicamente un equipo de desarrollo se conforma de 3 partes:
- Equipo de Diseño
- Equipo de Programación
- Equipo de Contenidos
La cantidad de personas que conformen los equipos estará relacionada a la complejidad que alcance el sitio o al volumen de información que se maneje.
Es deseable un solapamiento entre las 3 partes para una coherencia de desarrollo.
Se sugiere una coordinación general y una coordinación específica para la sección contenidos. Esto sugiere no sólo lo que se muestra, sino dónde y de qué forma se lo hace. La actualización debe ser constante y dinámica, la información segura y confiable.
La decisión de las personas intervinientes en los grupos de trabajo, estará a cargo del equipo Directivo del Establecimiento, el que deberá considerar:
- Real compromiso con la Institución
- Disponibilidad horaria (no necesita ser presencial)
- Capacidad de trabajo y coordinación
- Aptitud demostrada en la participación en anteriores proyectos del Instituto u otras instituciones.
- Conocimiento, al menos básico, de la forma en que el “mensaje” es transmitido siendo Internet el medio (menú, navegación, mensajeros instantáneos, blogs, foros, libros de visitas, correo electrónico, etc.)
La intervención de los distintos colaboradores será de la forma más independiente posible, evitando en lo que se pueda que el trabajo de uno dependa de la terminación de otro. Y aprovechando el medio, muchas reuniones o tratamientos de tema se realizarán vía Internet. Esto brinda mayor flexibilidad, comodidad de trabajo y facilita la distribución de tiempo.
2-1-1 Colaboradores externos
Podrán designarse personas que colaboren en forma externa de cualquier forma posible, esto incluye:
- Búsquedas de URLs temáticas.
- Enlaces de interés.
- Resúmenes de eventos institucionales e interinstitucionales.
- Recopilación de material bibliográfico.
- Sugerencias temáticas.
- Análisis de necesidades y propuestas.
- Envió de enlaces a Sitios de Interés.
- Elaboración de apuntes.
- Elaboración de artículos de contenido propio.
- Toma y envío de fotografías y videos de interés para el Instituto o los usuarios del sitio.
Estas personas podrán ser casuales o habituales dependiendo del grado de participación que deseen tener. Un adulto referente podrá coordinar incluso material acercado por alumnos
2-2- Análisis interno
El equipo de desarrollo en conjunto con los directivos deberán reflexionar sobre:
- ¿qué va a aportar Internet a la Institución?
- ¿cómo afecta internet a su competitividad en corto, medio y largo plazo?
- ¿qué rentabilidad educativa y económica se puede obtener con Internet?
- ¿cuáles son los objetivos?
- ¿qué previsiones tiene?
- ¿qué recursos se deben asignar?
- ¿quién será el/los responsable/s?
- ¿se debe formar al personal?, etc.
- ¿qué impacto provocará en el alumnado?
2-3- Delimitación de responsabilidades internas
Deberá delimitarse claramente la responsabilidad y el alcance dentro del conjunto de cada miembro, si es posible por escrito, a modo de reglamento interno, para no cargar con puntos de presión sólo en algunos integrantes.
2-4- Delimitación de responsabilidades externas
Se realizará una declaración de Delimitación de responsabilidades externas, esto es una breve cláusula legal que deslinda responsabilidades sobre las consecuencias y efectos de todos o algunos en particular de los artículos de contenidos, erratas, cambios de fecha sin aviso previo o sin notificación fehaciente de la parte responsable del cambio, etc.
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Primera Etapa
3-1 Primeros pasos
El paso previo es planificar detalladamente los contenidos básicos y la estructura de la web. Aquí se trabaja mejor con lápiz y papel, y deben anotarse todas las ideas que surgen (brain storm) . Ya se verá si son o no aplicables. Debemos meditar bien la estructura de la web, para que los cambios que se deban introducir después de empezar no supongan demasiadas complicaciones.
Debemos preparar una lista de las secciones, categorías, contenidos, etc. y darles un orden lógico para estructurarlas. Estas estructuras podrán luego ampliarse y/o modificarse de acuerdo a la demanda.
Planificaremos el desarrollo en el corto y mediano plazo y de esta forma se determinará la necesidad técnica del sitio y el proveedor que le dará albergue y el costo que esto implica.
Luego de elegido el servicio de hosting se procederá a determinar el nombre o dominio del sitio.
De acuerdo a un proyecto que he presentado oportunamente, se ha aprobado la contratación del hosting Dattatec, este servicio incluye en la tarifa de $120.- (costo al momento de redactar el primer proyecto) servicio de contratación de dominio.
3-2 Determinación del Software para desarrollo.
Para el desarrollo utilizaré el paquete de software Joomla!, versión 1.5.x al momento de escribir este proyecto. Joomla! es un CMS (Content Management System), es decir, un sistema de administración de contenidos web. Su código es abierto y está escrito en PHP, usa bases de datos MySQL y se distribuye bajo la licencia GPL. En palabras menos técnicas, es un software libre, que no paga licenciamiento y se basa en herramientas similares, que no generan costos de licencias.
Joomla no tiene costo (de licencia). Se lo puede utilizar sin tener que pagar nada. Pero lo más importante: es libre de acceder al código, modificarlo, mejorarlo o adaptarlo a necesidades propias.
Además , cuenta con la posibilidad de instalación de módulos y complementos adaptables a las necesidades que se presenten. El análisis de los complementos a utilizar pasará por diferentes etapas, pero es importarte definir los módulos básicos para iniciar con el sitio.
3-2-1 Ventajas del uso de un CMS frente a otros sistemas de gestión
A un CMS también se le puede llamar editor o administrador. Las siglas equivalen a Content Management System y eso significa Sistema de Gestión de Contenido en castellano.
Su función es gestionar los contenidos de una página. Funciona como si escribieras un correo electrónico y, al pulsar al botón "enviar", se publicara la información en el sitio.
Como ventaja podemos mencionar, que este sistema "permite manejar de manera independiente el contenido por una parte y el diseño por otra, además de permitir la publicación en el sitio a varios editores".
Entre las principales ventajas que ofrece un CMS puedo mencionar :
La etapa más compleja es la configuración, por el grado de dificultad pero fundamentalmente por el tiempo que demanda, realizadas las primeras configuraciones y estructuras estables (clasificación e implementación de usuario; secciones y categorías, módulos a emplear, etc.), debemos ocuparnos de la información que deseemos publicar, ya que el sistema gestionará todos los demás detalles técnicos y administrativos.
Organización del sitio web: El CMS está preparado para organizar eficientemente los contenidos de su sitio en secciones y categorías, lo que facilita la navegabilidad para los usuarios y permite crear una estructura sólida, ordenada y sencilla para los administradores. Desde el panel administrador de el CMS se podrá crear, editar y borrar las secciones y categorías de su sitio de la manera en que más convenga.
Publicación de Contenidos: Con el CMS se podrán crear páginas ilimitadas y editarlas desde un sencillo editor que permite formatear los textos con los estilos e imágenes deseados. Los contenidos son totalmente editables y modificables.
Escalabilidad e implementación de nuevas funcionalidades: el CMS ofrece la posibilidad de instalar, desinstalar y administrar componentes y módulos, que agregarán servicios de valor a los visitantes de su sitio web, por ejemplo: galerías de imágenes, foros, newsletters, clasificados, etc. (los que requerirán también una oportuna implementación y configuración)
Administración de usuarios: el CMS permite almacenar datos de usuarios registrados y también la posibilidad de enviar e-mails masivos a todos los usuarios. La administración de usuarios es jerárquica, y los distintos grupos de usuarios poseen diferentes niveles de facultades/permisos dentro de la gestión y administración del sitio.
Diseño y aspecto estético del sitio: Es posible cambiar todo el aspecto del sitio web (diseño independiente del contenido), gracias al sistema de templates que utiliza el CMS.
Navegación y menú: Totalmente editables desde el panel administrador de el CMS. La correcta elección de los sistemas de navegación redundarán en una navegación sencilla e intuitiva, por lo que este punto es relevante.
Disposición de módulos modificable: En un sitio creado con el CMS, la posición de módulos puede acomodarse como se prefiera.
Encuestas: el CMS posee un sistema de votaciones y encuestas dinámicas con resultados en barras porcentuales.
Feed de Noticias: el CMS trae incorporado un sistema de sindicación de noticias por RSS/XMS.
3-3 Gestión y administración de los contenidos: artículos, enlaces e información
La gestión del contenido se realizará en forma descentralizada, organizada principalmente por el equipo de gestión de contenido, en cuanto a producción. Las propuestas de contenido deberán ser evaluados por el equipo Directivo del Instituto o las personas por ellos designadas.
Se admitirá cualquier propuesta que surja de la presentación directa al equipo directivo, siempre que ésta no implique la instalación de módulos, componentes o modificaciones mayores, en cuyo caso deberán pasar por mi aprobación, y con los prudentes márgenes de tiempo fijados.
Los artículos podrán prepararse directamente por las personas habilitadas como usuarios con ciertos privilegios:
- El autor podrá componer el artículo, pero no publicarlo.
- El editor podrá realizar ajustes a los artículos preparados por los autores y realizar los propios.
- Finalmente el publicador (Publisher) tendrá los privilegios de los anteriores y podrá publicar.
3-3-1 Publicación de artículos
Los artículos podrán prepararse directamente por las personas habilitadas como usuarios con ciertos privilegios:
- El autor podrá componer el artículo, pero no publicarlo.
- El editor podrá realizar ajustes a los artículos preparados por los autores y realizar los propios.
- Finalmente el publicador (Publisher) tendrá los privilegios de los anteriores y podrá publicar.
En la práctica es probable que al principio sólo me lleguen los artículos por email y con propuestas incompletas, esto requerirá de un tiempo de adaptación de los colaboradores hasta acostumbrarlos en el manejo de las aplicaciones y en el entendimiento de la concepción del trabajo cooperativo.
Deberá prestarse especial atención el formato en que se entrega el material para publicarse. Bajo ningún concepto deberá utilizarse otro formato que no sea el electrónico, con el fin de facilitar la tarea de publicación, acortar tiempos, evitar errores producidos en la transcripción de textos y delimitar la responsabilidad pertinente.
3-4 Niveles de Usuarios
A continuación se detallan los distintos niveles de usuarios que pueden registrarse en el sitio. Por defecto, el máximo permitido a cualquier usuario, es el de Usuario Registrado, debiendo los demás permisos autorizarse desde el “Back End” del sitio, por el Administrador del Sistema (rol que asumo en este caso)
Visistantes
Usuarios registrados
Autores
Editores
“Publishers”
Supervisores
Administradores
NOTA: Las descripciones de posibilidades y limitaciones de cada usuario son amplias para detallarla en este proyecto, por lo que lo detallaré en documento aparte para quien lo solicite
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Puesta en funcionamiento
4-1 Mantenimiento del Sitio
El mantenimiento del sitio, no implica sólo la publicación regular de contenido y artículos. Algunos de los aspectos a considerar al momento de mantener el sitio son los indicados abajo:
- Actualización de versiones
- Configuraciones de FTP
- Configuraciones de cuentas de correo
- Nuevas secciones y categorías
- Búsqueda e investigación para la implementación de nuevos módulos
- Instalación de nuevos módulos y componentes, o eliminar aquellos que no resulten necesarios
- Recopilación de materia electrónico (textos, fotos, videos) de diversos orígenes y medios electrónicos.
- Modificaciones de aspectos estéticos y funcionales
- Administración y publicación de contenidos estáticos y artículos.
4-2 Consideraciones Finales
La puesta en marcha de un Sitio Web institucional, implica un trabajo conjunto y cooperativo, además de un profundo compromiso con la institución. Las utilidades potenciales son muchas pero a modo de ejemplo puedo citar.
- Presencia en la red
- Prestigio Institucional
- Apertura hacia la comunidad y el mundo
- Vidriera para mostrar logros y proyectos del Instituto
- Centro de descarga de material relevante a nivel institucional
- Integración de plataforma de gestión de cursos vía Web, se prevé utilizar la plataforma Claroline para tal fin y en todos los niveles del Instituto
- Comunicación 24/7/365 con alunado, padres y público en general
- Medio ágil y sencillo de distribución de información (inscripciones, disponibilidad de matrículas, valor de las cuotas, requisitos de inscripción, proyectos a nivel institucional, nuevas obras, etc.)
- Puerta de acceso a blogs, webquest y demás propuestas docentes
- Interactividad con foros, encuestas, wikis, chat, libro de visitas, etc.
4-3 A modo de conclusión
El proyecto contempla aspectos ambiciosos que requerirán una coordinación afinada para un correcto funcionamiento y no caer en solo ser una gacetilla electrónica. Desde mi posición de desarrollador me cabe también la responsabilidad de realizar una capacitación organizada, a docentes en general y en particular a las personas colaboradoras del sitio (la cual será presentada como proyecto aparte) para que las potencialidades del sitio sean aprovechadas lo mejor posible por todos.
NOTA: Presenté este proyecto a principios del año 2009 el cual fue aprobado a mediados del mismo año. En setiembre de 2009 contraté el servicio de web hosting y comencé a trabajar en la implementación del sitio. Al principio fue dificultoso logra la cooperación de trabajo y participación institucional
A partir de 2010, y bajo un cambio de dirección y de concepción del trabajo grupal el sitio fue creciendo hasta contar al momento de redactar esto con 5965 visitas, la mayoría de las cuales se registraron en el presente año. Actualmente continúo ocupándome de los aspectos de diagramación, programación y mantenimiento del sitio.
(/home es para saltar la intro)
Por problemas técnicos originados en el servicio de hosting no he podido implementar a la fecha, la plataforma Claroline, pero sigo tramitando una solución por parte del proveedor Dattatec, cuyo sistema de Tickes de consulta y sus posibles soluciones dejan mucho que desear.
Prof. A.S.C. Eduardo Alarcón
